How to write a memorandum?

Trang Đỗ Quỳnh
29 thg 7, 2022
4 phút đọc

If you’re starting out as a junior lawyer, here’s an example research memo and some tips to structure and write this memorandum (Vietnamese below):

1. Introduction (section 1)

This states the exact question that this research memo is answering. It’s also helpful to provide enough context so that somebody who may not be involved in this matter can understand what’s going on.

For complex legal questions, this section will be written out and confirmed with the supervisor before diving into the legal research.

(Đây là nơi nêu chính xác và trực tiếp câu hỏi mà thư tư vấn nghiên cứu đang cần phải giải quyết. Điều này cũng cung cấp hữu ích và đầy đủ bối cảnh để một người không liên quan đến vấn đề này cũng có thể nắm bắt được. Đối với các câu hỏi pháp lý phức tạp, đoạn này sẽ phải đề cập tới và xác nhận với người giám sát (luật sư hướng dẫn) trước khi đi sâu vào nghiên cứu pháp lý.)

2. Executive Summary (section 2)

This sets out the answer to the above question. It should be written so that a reader can get the answer and the recommended next step(s) by reading just the Introduction and Executive Summary. Because clients are more likely to be busy and run out of time to read the entire memo, it is very helpful at times.

The remainder of the memo is there to explain the reasoning behind the answer if the reader wants to know more. It’s also helpful to list out what is explored in the rest of the memo (i.e. mini table of contents).

(Đây là phần đưa ra câu trả lời cho câu hỏi đặt ra ở phần 1. Phần 2 cần được viết làm sao để người đọc có thể nhận được câu trả lời và (các) bước đề xuất tiếp theo bằng cách chỉ đọc Giới thiệu và Tóm tắt thực hiện. Điều đó là rất cần thiết bởi lẽ thường khách hàng sẽ rất bận rộn và không có đủ thời gian để đọc hết toàn bộ thư tư vấn.

Phần còn lại của thư tư vấn có nhiệm vụ giải thích lý do đằng sau câu trả lời nếu người đọc muốn biết thêm. Phần này cũng liệt kê ra những gì được khám phá trong phần còn lại của thư tư vấn (tức là mục lục nhỏ).)

3. Body (sections 3 to 7)

This is where the lawyers set out the relevant factual background (if known), key assumptions (if any), and detailed legal analysis.

It’s hard to give tips on getting to the right answer (it really just depends on experience, time and brainpower), but a general rule is to make this a standalone document with maximum readability by:

🔹 extracting the key statutory sections / case law quotes into the memo;

🔹 using clear and logical defined terms;

🔹 using subheadings to guide the reader; and

🔹 proper formatting (e.g. bold / underline to direct attention, italics for quotes, and using paragraphs).

(Đây là nơi luật sư đặt ra nền tảng thực tế có liên quan (nếu biết), các giả định chính (nếu có) và phân tích pháp lý chi tiết.

Rất khó để đưa ra lời khuyên dẫn đến câu trả lời chính xác (nó phụ thuộc vào kinh nghiệm, thời gian và trí tuệ), nhưng một nguyên tắc chung là biến thư tư vấn này thành một tài liệu độc lập với khả năng tiếp cận tối đa bằng cách:

- trích xuất các phần chính theo luật định / trích dẫn án lệ vào thư tư vấn;

- sử dụng các thuật ngữ được xác định rõ ràng và hợp lý;

- sử dụng các tiêu đề phụ để hướng dẫn người đọc; và

- định dạng phù hợp (ví dụ: in đậm / gạch chân để hướng sự chú ý, in nghiêng cho trích dẫn và sử dụng đoạn văn).

4. “Moving Forward” / Next Steps (section 8)

Here the lawyers can restate the answer to the question and, more importantly, their recommended actions following this memo. Even if they're not strictly correct with these next steps, it shows they're thinking beyond the immediate task and it’s a good way to stay involved in the matter beyond the discrete task when checking back with their supervisor.

(Tại đây, luật sư có thể trình bày lại câu trả lời cho câu hỏi và quan trọng hơn là các hành động được đề xuất cho khách hàng sau khi đọc thư tư vấn. Ngay cả khi người tư vấn không hoàn toàn xác định chính xác các bước tiếp theo này, việc đề cập tới cho thấy họ đang suy nghĩ sâu xa hơn là nhiệm vụ trước mắt và đó là một cách tốt để tiếp tục tham gia vào vấn đề ngoài nhiệm vụ rời rạc khi kiểm tra lại với người giám sát.)

5. Footnotes

Here’s where lawyers make use of those hard-earned legal citation skills from law school. The key is to be specific (i.e. section numbers and paragraph references) so that the reader can immediately pinpoint the relevant parts of the case / statute you’re referring to.

In presenting the memo, it’s also handy to attach the key cases / statutes that their research memo is based on.

(Đây là nơi luật sư sử dụng những kỹ năng trích dẫn pháp lý chuyên sâu có được từ chuyên ngành luật. Điều quan trọng là phải cụ thể (tức là số phần và tài liệu tham khảo đoạn văn) để người đọc có thể xác định ngay các phần có liên quan của vụ án / đạo luật mà bạn đang đề cập đến.

Khi trình bày thư tư vấn, việc đính kèm các trường hợp / quy chế chính mà thư tư vấn nghiên cứu của luật sư dựa trên sẽ rất hữu ích cho người đọc.)